Mengenal HRIS dan Manfaatnya

Mengenal HRIS dan Manfaatnya – HRIS atau Human Resource Information System merupakan sebuah program human capital information system yang dibutuhkan HR untuk mengelola karyawan.

Peran Human Resource Information System sangat penting saat ini.

Penggunaan system ini di perusahaan bisa membantu divisi HR untuk mengelola karyawan dengan efektif dan  efisien.

Seperti yang Anda ketahui, mungkin karyawan adalah aset besar perusahaan.

Mereka yang mempunyai keahlian dan loyalitas tinggi bisa membantu untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

Maka dari itu, perusahaan harus mengelola karyawan dengan mempunyai manajemen yang bagus.

Salah satu cara yang dapat dilakukan yaitu dengan membentuk divisi Human Resource Management (HRM).

Manfaat Divisi HRM

Ada juga manfaat dari terbentuknya divisi HRM ini.

Seperti menarik karyawan yang memiliki keahlian untuk menjadi bagian dari perusahaan, meningkatkan kepuasan karyawan.

Bahkan menurunkan tingkat turnover karyawan.

Bukan itu saja, tugas HRM di sebuah perusahaan tentunya tidak terlepas dari fungsi administrasi di human capital information system.

Dimana hal tersebut berkaitan dengan karyawan.

Misalnya absensi atau presensi, penggajian, cuti, dan lain-lain. Semuanya memang terlihat mudah, akan tetapi hal tersebut menghabiskan waktu yang cukup banyak.

Untuk perusahaan kecil, pengelolaan HR terbilang cukup mudah mengingat jumlah karyawan yang relatif masih sedikit.

Sedangkan untuk perusahaan yang berskala besar, pengelolaan ini cukup menghabiskan banyak waktu.

Sehingga bisa saja terjadi hal yang tidak diinginkan. Misalkan terjadi kesalahan dalam pencatatan.

Kesalahan tersebut tidak dapat dipandang sederhana karena pengaruhnya bisa pada kesejahteraan karyawan.

Maka dari itu, seiring dengan berkembangnya teknologi kini cara kerja divisi HR untuk mengelola administrasi karyawan dan perusahaan sudah banyak berubah.

Pekerjaan yang berkaitan dengan pengelolaan karyawan sudah bisa dikerjakan dengan menggunakan bantuan sistem.

Dikenal dengan nama Human Resource Information System, perangkat ini dapat digunakan untuk menghemat waktu bagi pekerjaan HR.

Mengenal HRIS

HRIS bisa diartikan sebagai program perangkat lunak untuk melakukan berbagai pekerjaan.

Dimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan input, pelacakan, dan rekapitulasi berbagai data serta informasi dalam bidang HR.

Beberapa fitur yang ada dalam Human Resource Information System bisa diterapkan pada divisi keuangan, akuntansi, dan pihak manajemen.

Hal ini mengingat administrasi karyawan tersebut bukan hanya dipegang oleh divisi HRD saja.

Selain itu, sistem HRIS akan memberlakukan sistem yang sama untuk seluruh karyawan di beberapa bidang.

Contohnya yaitu ketika karyawan pertama kali masuk, harus memasukkan data pribadi yang akan tersimpan dalam database perusahaan.

Saat perusahaan Anda sudah menerapkan Human Resources Information System, maka database yang sudah ada bisa digunakan untuk sistem operasional.

BACA JUGA : Jenis-Jenis Software HRIS yang Harus Diketahui

Manfaat HRIS

Biasanya, Human Resource Information System juga dibantu oleh aplikasi atau software yang membuat prosesnya menjadi otomatis dan digital.

HR Software Indonesia ini sangat diperlukan oleh semua perusahaan karena lebih mudah untuk berbagi informasi yang menunjang kinerja dari perusahaan tersebut.

Menurut Aggarwal dan Kapoor dalam Adoption of Human Resource Information System (2013.)

Human Resource Information System biasanya meliputi beberapa fungsi seperti database, rekrutmen, training, human resources reporting, serta management.

Misalnya, dalam hal penyimpanan data pegawai. File yang tersimpan secara manual relatif lebih mudah dilihat oleh oknum yang tidak berwenang.

Sedangkan untuk pengertian program HRIS yang dapat diakses secara online.

Ada sistem otorisasi yang membantu data tersebut bersifat personal dan hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai wewenang.

Sehingga risiko kebocoran data bisa diminimalisasi.

Selain itu, penyimpanan data karyawan dalam HR Sistem juga dilakukan secara terpusat.

Sehingga meminimalkan hilangnya data, atau kesulitan pencarian data yang diperlukan.

Berikut ini peran penting HRIS bagi perusahaan :

Pekerjaan Berulang bisa Diotomasi

Pekerjaan tim personalia yang berulang seperti rekap absen, proses pendistribusian gaji, perhitungan pajak penghasilan PPh Pasal 21 karyawan.

Bahkan perhitungan payroll, dan lain-lain juga bisa dilakukan secara otomatis.

Hal ini tentu akan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat dan praktis.

Memudahkan Kontrol pada Kinerja Kinerja

Dalam program HRIS ini, bisa dibuat sebuah sistem aplikasi penilaian kinerja.

Sehingga Manajer HR bisa mengontrol kinerja karyawan dan membandingkan kinerja tersebut dengan target atau key performance indicator.

Dimana hal tersebut sebelumnya juga sudah ditetapkan dalam HRIS.

Biaya Operasional Menjadi lebih Hemat

Dengan adanya sistem Human Resource Information System yang baik.

Biaya operasional seperti penggunaan kertas atau aplikasi lain dan biaya lembur akan menurun secara drastis.

Mempermudah Proses Penerimaan Karyawan Baru

Di dalam system HRIS ini akan terlihat, bagian mana yang membutuhkan karyawan baru, apa kriteria yang dibutuhkan dan lain-lain.

Sehingga akan memudahkan manajer HR dalam proses pemilihan karyawan, hingga dengan penempatannya dalam organisasi perusahaan.

Membantu Proses Pengambilan Keputusan

Sistem informasi terkait sumber daya manusia yang baik bisa memberi informasi yang tepat dan cepat, karena sifatnya yang terpusat dan otomatis.

Sehingga manajer HR bisa mengakses informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan kapan saja dengan segera.

Mengurangi Human Error

Dengan menggunakan aplikasi human capital information system, kesalahan perhitungan yang terjadi dalam perhitungan manual bisa diminimalkan.

Fleksibel ketika Mengakses Data

Program aplikasi pendukung HRIS, biasanya merupakan aplikasi yang terhubung secara online.

Maka dari itu, data bisa diakses dimana saja dan kapan saja.

Anda sebagai pemilik perusahaan atau manajer HR bisa melakukan control atau pemeriksaan dengan fleksibel dan leluasa.

Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Karyawan bisa meningkat kepuasan kerjanya.

Karena melalui Human Resource Information System komunikasi antara karyawan dengan tim personalia bisa dilakukan dengan lebih mudah dan transparan.

Selain itu minimnya kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan dan pajak, tentu akan meningkatkan kepercayaan karyawan pada perusahaan.

Kemudian pada akhirnya akan meningkatkan motivasi karyawan dalam bekerja.

Ingin menggunakan system HRIS di perusahaan Anda?

Anda bisa menggunakan jasa HRIS yang bisa membantu Anda untuk membangun system yang bisa memudahkan kinerja HR.